La gestion de flotte automobile est une composante de la Gestion de la Chaîne Logistique. Elle est un facteur de performance pour l’entreprise, aussi doit-elle faire l’objet d’une stratégie d’optimisation sur le long terme.
Les éléments de la gestion de flotte
Les activités qu’une entreprise doit penser en confiant la gestion de parc automobile à un responsable désigné concernent la gestion administrative des documents des véhicules, la gestion de la logistique proprement dite ainsi que la gestion technique portant sur l’exploitation des véhicules, le tout devant être géré sur les espaces géographiques alloués à la flotte. La tenue et le suivi des documents relatifs aux véhicules, aux chauffeurs et aux éventuelles marchandises sont à prévoir. Le système mise en place doit coordonner la disponibilité de chaque véhicule, en définir la capacité de transport et l’adaptabilité et organiser l’avitaillement en matériels, pièces de rechange et carburant. La gestion de flotte implique l’affectation de personnels à la conduite de véhicules, à l’entretien de ces derniers et à l’aide à leur exploitation.
Les responsabilités du gestionnaire de flotte
Une flotte automobile se constitue d’espaces, de véhicules, de pièces, d’un flux de déplacements et surtout de chauffeurs. Aussi le responsable de la gestion de parc automobile a-t-il à sa charge en gros des responsabilités comme la gestion d’espace, l’organisation des entrées et sorties des véhicules, la planification des déplacements, l’émission des ordres de mission et des notes de frais pour les chauffeurs, la gestion de leurs heures de travail, la réception des marchandises destinées au transport, l’émission des documents de transport, le suivi des véhicules en déplacement par des moyens notamment électroniques et la vérification du contrôle technique des véhicules.
Une gestion à optimiser
La gestion d’une flotte automobile requiert la mise en œuvre d’une stratégie d’optimisation sans quoi les coûts pourraient être catastrophiques et l’insatisfaction des utilisateurs préjudiciable à l’entreprise. Cette optimisation implique en vue de l’attribution des véhicules la prise en compte de l’adéquation entre les souhaits des collaborateurs de l’entreprise ayant besoin des véhicules et les caractéristiques de ces derniers. Elle fait entrer en ligne de compte le mode de financement à choisir pour l’achat ou la location des véhicules. Une estimation précise doit être faite en vue de l’affectation des ressources. Enfin, elle ne doit pas perdre de vue la gestion des dépenses carburant en veillant à choisir la carte carburant la plus adaptée à la société.
L’efficacité est impérative dans la façon de gérer une flotte automobile car toute action portant sur cette dernière a un impact sur tout un système. Elle doit avoir pour but d’optimiser les coûts