Une externalisation des ressources humaines est une décision qui s’anticipe en amont et qui se gère en cours d’accomplissement. Elle doit être en outre intégrée à la stratégie globale de l’entreprise. Un choix de domaines doit être fait dans la démarche de l’externalisation RH et quelques mesures conditionnent son succès.
Les domaines à externaliser
Les fonctions RH ne sont pas toutes externalisables et pour cause, certains domaines sont plus sensibles que d’autres ou sont trop intimement liés à la stratégie de l’entreprise pour que leur gestion puisse être confiée à des tiers. Outre le fait de garder les fonctions RH stratégiques et confidentielles en interne, les experts ont défini quatre grands points à considérer avant l’externalisation des ressources humaines.
Premièrement, l’activité RH à externaliser doit être principale et en même temps chronophage, c’est-à-dire requiert de la division RH beaucoup de ressources et de temps. Deuxièmement, la question doit être posée si le tiers à qui on souhaite confier l’activité RH donnée peut avoir facilement la compétence nécessaire pour la gérer. Troisièmement, se demander si cette activité est critique, c’est-à-dire n’entraîne pas des conséquences fâcheuses en cas d’erreur lors de son traitement. Quatrièmement, vérifier la délimitation de l’activité et ne l’externaliser que si elle peut être entièrement extraite de l’ensemble qui l’inclut pour être traitée de façon spécifique.
Ces critères font que les domaines pouvant être externalisés concernent principalement la gestion administrative et incluent essentiellement le recrutement, la paie, la formation et l’évaluation. L’entreprise veillera toutefois à s’informer au sujet de la méthodologie qui sera mise en œuvre par le prestataire et au sujet du fonctionnement de ses équipes.
Recommandations pour réussir son externalisation
Pour que l’externalisation réponde aux besoins stratégiques et opérationnels de l’entreprise, pour qu’elle ne fasse pas que réduire des coûts mais contribue réellement à atteindre les objectifs de l’entreprise, quelques conditions sont à poser.
Il faudrait au préalable que l’entreprise définisse un cahier des charges que les deux parties s’évertueront à respecter. La seconde condition de réussite d’une externalisation des ressources humaines est l’instauration d’un comité de pilotage qui aura pour mission de réaliser un suivi de l’intervention du prestataire d’outsourcing.
A la PME ou la grande entreprise qui désire opter pour l’ externalisation des ressources humaines, les experts recommandent d’être lucides et précis au sujet des objectifs d’externalisation, de savoir distinguer les activités périphériques des activités centrales de l’entreprise, d’unifier la motivation des acteurs RH pour ce choix, de faire une sélection pertinente du prestataire d’outsourcing, d’assurer un contrôle permanent des activités externalisées et de prévoir un plan B en cas de rupture obligatoire avec le contrat d’externalisation.
Externaliser la RH libère certes l’entreprise des activités qui ne concernent pas directement le cœur de sa profession, mais c’est une décision qui requiert une sélection, de la prudence et un suivi sérieux.