L’externalisation ou l’outsourcing n’est pas uniquement réservé aux grandes entreprises. Certes, externaliser sa comptabilité est généralement la solution pour permettre aux TPE et aux PME de progresser. S’il y a actuellement une stratégie de développement entrepreneurial en vogue, c’est celle de l’externalisation comptable.
Ce type de prestation permet de se concentrer sur son cœur de métier. Certaines entreprises se recentrent sur leurs activités et sous-traitent la gestion de sa comptabilité via une société offshore. Alors que d’autres entrepreneurs ne sont pas encore prêts à franchir le pas dans le monde de l’externalisation. Néanmoins, externaliser leur permet de faire des économies, d’optimiser leurs prestations et de bénéficier plusieurs avantages . Voici quelques conseils pour bien réussir l’externalisation comptable de votre entreprise.
L’externalisation comptable, c’est quoi ?
Tout d’abord, il est primordial que vous sachiez de quoi il s’agit. La comptabilité externalisée est un contrat entre deux acteurs : le dirigeant d’une entreprise X avec une société externe. Ce contrat consiste à remettre au sein de ce dernier la saisie comptable de la société X. De ce fait, le prestataire joue le rôle d’un expert comptable pour le compte de la société X. En prenant ainsi en charge tous les dispositifs nécessaires pour la gestion du plan financier de l’entreprise, il assure les mêmes fonctions qu’un expert comptable en interne. Il assume la tenue des livres comptables et note chaque frais en fonctions des dépenses de l’entreprise. Pareillement, il se charge d’établir annuellement des audits financiers, de conseiller son client selon ses besoins pour une éventuelle demande de prêt. Il s’emploie à faire les fiches de paie mensuelles et libérer les fonds pour payer les salariés.
Définir vos besoins
Externaliser une ou plusieurs activités ne se fait pas sur un coup de tête ni dans la hâte. Il est nécessaire de bien étudier le fonctionnement de votre société, sa productivité et son état financier dans le but d’identifier les activités chronophages qui peuvent être traitées par des prestataires extérieurs. Vient ensuite la détermination des rôles et positions que vous donnerez au prestataire à engager. De façon concrète, le suivi des tâches externalisées se fait uniquement via les outils de communication en ligne (mailing, Skype,…) Normalement, une réunion hebdomadaire est toujours planifiée par les deux entités. Même si vous ne communiquez pas en situation de face-à-face, vous serez toujours connecté avec le prestataire et informer à temps en cas de problème. Donc dès le début, il faut bien définir ce que vous attendez de lui. De son côté, le prestataire vous propose une offre selon vos besoins.
Trouver le bon prestataire
Que ce soit en France ou à l’étranger, il existe de nombreuses sociétés fournissant des services outsourcing. Trouver un prestataire offshore n’est pas une chose à prendre à la légère. En effet, pour trouver un prestataire avec un meilleur prix, penchez-vous sur les sociétés francophones basées dans un pays avec peu de décalage horaire. N’ayez crainte, la longue distance qui vous sépare n’a pas de conséquence sur la qualité de services. Au contraire, la distance sera votre avantage au regard des tarifs proposés. En réalité, pour des compétences professionnelles identiques, le coût des services outsourcing est habituellement moins cher à l’étranger qu’en France.
Comme vous êtes amené à échanger régulièrement avec votre prestataire, il est essentiel de créer un lien de confiance avec lui. Toutefois, si vous ne sentiez pas à l’aise avec lui, le mieux c’est de chercher un autre prestataire. Pour cela, choisissez les sociétés à taille humaine présidées par des personnes ayant une solide connaissance de l’entrepreneuriat et le management en France. C’est d’ailleurs le cas de la plupart des expatriés qui ont décidé de s’établir à l’étranger pour développer leur business.
Optimiser votre temps et votre argent
En affaire, il est important de savoir gérer son temps, car le temps c’est de l’argent. L’externalisation comptabilité avec les experts comptables permet de gagner du temps. Au lieu de vous égarer dans les tâches très fastidieuses de la comptabilité, vous pouvez faire d’autre chose comme la prospection, la réalisation des commandes de vos clients, suivre une formation,…
Externaliser la gestion comptabilité peut aussi vous faire économiser des centaines euros. Le contrat de prestation de service est bien plus intéressant que d’embaucher un employé à temps plein pour la saisie de comptabilité. Pourquoi ? Engager un personnel pour gérer votre comptabilité pour un CDI ou un CDD vous expose à des violentes poursuites judiciaires en cas d’annulation de contrat. Par contre, si vous choisissez la sous-traitance comptable, vous avez le droit de mettre fin unilatéralement le contrat sans aucune poursuite. Dans ce cas, aucune pénalité ne vous sera demandée. Souvent, cette annulation de contrat résulte de l’insatisfaction des services offerts et du manque de professionnalisme venant du prestataire.
En résumé, externaliser la gestion de votre compte est certes complexe, mais c’est le moyen idéal de développer votre entreprise et vos activités. C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir à des prestataires extérieurs pour la gestion de la comptabilité de votre entreprise. Confiez vos comptes à des professionnels expérimentés qui peuvent s’intégrer rapidement à toute situation.