Une conférence se met en place grâce à un plan mur sinon le risque existe de se retrouver face à des catastrophes au jour J. Ne serait-ce que concernant l’ordre des démarches à accomplir par exemple, un oubli pourrait engendrer des retards ou une désorganisation. Ceux qui ont de l’expérience dans le domaine ont leurs conseils à donner et cela va constituer le guide qui va suivre.
La préparation organisationnelle de l’événement
Une conférence se fonde sur un thème qu’on se doit de rendre attractif. Il faut former une équipe qui va se partager les responsabilités et les tâches relatives à la préparation et à la tenue de la conférence, ensuite, constituer le budget tenant compte de tous les frais et dépenses prévisibles comme la location d’une salle de conférence et des matériels, les frais de marketing et la rémunération des intervenants. Le montant qui en sort va permettre d’ailleurs de déterminer le tarif de participation à la conférence. Tant que cela est possible, on essayera de trouver des subventions et des sponsors. Cela étant, il est temps de fixer la date de l’événement et cela étant fait, ce sera le moment de choisir et de réserver le lieu de la tenue de la conférence en veillant à bien considérer tous les paramètres dont notamment l’emplacement, la taille de la salle, la configuration des installations, la disponibilité des moyens techniques et le côté logistique.
Anticipation du jour J
En procédant à location d’une salle de conférence une fois qu’elle est choisie, on se rendra compte qu’il y aura à prévoir un ensemble de services à assurer et qui va probablement nécessiter des prestataires spécialisés comme par exemple pour la sonorisation et la restauration. Par anticipation, il faut ordonnancer la succession des interventions. Cela demande à priori la nomination des intervenants et la détermination de leurs champs et durées d’intervention dans la mesure du prévisible. Une telle organisation ne sera bien harmonisée qu’en élaborant au préalable un ordre du jour aussi précis que possible et en prévoyant une marge pour les interventions du public. Avant le jour J, enregistrez déjà les participants en les invitant à s’inscrire sur les réseaux sociaux et surtout votre site web. Cela implique d’en créer un si vous n’en avez pas encore d’autant plus qu’il vous servira de support de promotion pour votre événement.
L’organisation sur place et le suivi post-conférence
Le déroulement du jour J commence par l’accueil. Tout concernant l’accueil et le séjour sur place des participants doit être prévu et la mise en place des prestataires sélectionnés effectuée. En font partie la gestion des entrées, la réception et vérification des billets, l’accompagnement des invités, les vestiaires, les rafraîchissements et les toilettes. Pour ce qui est de la conférence proprement dite, on commencera par la présentation du thème, puis des intervenants et enfin, passer au traitement du thème. Pour une meilleure gestion de ce traitement et prévoir une ou des séances futures, il convient de noter les réactions et avis des participants. Il serait bon aussi de bien communiquer avec les représentants des officiels et des médias qui sont présents et ne pas oublier de remercier tout le monde. Une conférence sera bouclée par un débriefing avec les équipes et individus clés ayant participé à l’organisation et à la tenue de l’événement. On invitera les participant à faire un retour sur l’événement également sur les plateformes virtuelles.
Conclusion
Une conférence réussie aura bénéficié d’une bonne planification des démarches et tâches de préparation avant tout. Elle est conditionnée par une bonne gestion de l’événement avec des collaborateurs sélectionnés et des moyens matériels optimisés. Enfin, il convient de mettre en réserve un plan B pour des cas comme la défaillance des intervenants à la dernière minute et la coupure d’électricité.