Dans une entreprise, certains documents notamment les données comptables et les dossiers administratifs, sont essentiels. Ils sont indispensables pour informer sur l’évolution des activités de l’entreprise. Très souvent, ils sont mis aux archives sous forme de documents sur support papier.
Pour éviter la perte de ces documents, les sociétés sont nombreuses à les numériser. Mais la saisie des données est souvent chronophage. Ce qui amène les entreprises à confier cette mission à des partenaires externes. Découvrez les informations importantes à savoir sur le sujet avant de prendre quelconques décisions.
Connaître les types de missions à externaliser
Confier la saisie de données à un prestataire externe peut être intéressant sur tous les points. Déjà, ce type d’entreprise emploie des opérateurs compétents. D’autant plus qu’ils utilisent de nombreux types de supports. Ils sont également capables de traiter différents types de données.
Parmi ces données, on distingue particulièrement les données numériques qui sont constituées de chiffres. Il y a également les données monétaires, très importantes dans la comptabilité, qui incluent particulièrement les montants en devise. Dans la plupart des domaines d’activités, on retrouve les données type texte ou caractère. Les formules, de leur côté, associent les données alphabétiques et numériques.
Ce qui voudra dire qu’il est plus avantageux de travailler avec des professionnels pour éviter les erreurs. Actuellement, les équipements utilisés dans ce type de mission sont à la pointe de la technologie. Une saisie offshore est une solution intéressante puisqu’elle est en mesure de traiter tous types de missions, même les plus complexes. Ce qui permet de bénéficier d’une base de données fiable et accessible à tout moment.
Les points à revoir pour choisir le meilleur prestataire
Actuellement, bon nombre de sociétés spécialisées s’occupent de la saisie des données d’entreprise. On en retrouve dans de nombreux pays, surtout dans les pays en développement. De par cet aspect, il est souvent difficile de se retrouver.
Il est donc essentiel de bien choisir la bonne société pour une réussite assurée de cette opération. Pour faciliter cette étape, il est vivement conseillé de bien choisir les tâches à confier en externe. Ce sera après cela qu’il est possible de réaliser l’appel d’offres. Une fois les devis en main, il est indispensable de revoir le coût de la mission.
Avant de prendre une décision, il est nécessaire d’analyser les prestations incluses et celles qui ne le sont pas. Il faudra notamment vérifier les compétences et l’expérience de l’entreprise externe. Dans cette optique, l’idéal serait de vérifier l’année d’existence de l’entreprise. Cela se voit également par la diversité de ses prestations. Souvent, la saisie de données peut inclure de grands projets comme le traitement de données, la saisie de leads, la saisie de fiches produits, l’organisation des tâches, la saisie de factures, la saisie de notes de frais ou encore le traitement de candidatures. De ce fait, avant de contracter, l’entreprise donneuse d’ordre doit s’assurer que le devis détaille toutes les tâches prises en charge.
Le contrat doit également comporter les informations nécessaires à savoir les prestations incluses et aussi le délai de livraison. Afin d’assurer la protection des données, il faudrait demander une clause en relation avec leur confidentialité, la durée du stockage et la destruction des données après le traitement.