Une méthode pour automatiser vos factures de location

La réussite dans la location saisonnière dépend aussi beaucoup de la gestion des factures. C’est une lourde tâche dans laquelle beaucoup de propriétaires se perdent. Cela crée indubitablement un faible rendement. Vous est-il déjà arrivé de vous demander s’il existe une méthode pour contrôler facilement et rapidement vos envois de facture ? Si oui, quelle réponse avez-vous eue ?

La gestion des additions nécessite des moyens permettant de conserver les données sur de longues durées. C’est le souhait de tout bailleur. Il existe pourtant des moyens relativement simples pour automatiser ses factures et obtenir plus de productivité dans vos locations saisonnières. Pour plus de conseils et astuces en location saisonnière rendez-vous sur ce site.

Utiliser un logiciel de facturation en ligne

Avec le développement exponentiel de l’informatique, les travaux de gestion se font aisés. Il est même possible de contrôler à distance les additions de vos clients. Et comment ? Voilà la question que vous êtes en droit de vous poser. Mais retenez que je me suis aussi posé la même question. Ma réponse ? La voici : il suffit de se doter d’un logiciel de facturation en ligne. Il en existe beaucoup. Je vous conseille de privilégier le niveau de sécurité avant de faire votre choix.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation en ligne ?

Encore appelé web facturier, ce logiciel vous permet d’automatiser vos décomptes en format PDF. Vous pourrez ainsi les stocker dans une base de données pour les utiliser en temps opportun. Vous n’avez donc plus besoin de vous tracasser pour les collecter.

Ce nouveau système est le résultat d’une collaboration entre plusieurs plateformes. Il vous propose une liste constamment mise à jour avec plusieurs fournisseurs. Cela permet de gérer vos données avec beaucoup plus d’efficacité et en peu de temps. Mais son fonctionnement répond à des principes bien définis.

Quel est le principe d’un logiciel de facturation en ligne ?

Après avoir créé votre base de données, il vous suffit de rentrer vos identifiants d’accès fournisseur pour valider la synchronisation de vos factures. Ainsi toutes les fois que vous vous connectez à la plateforme, vous pouvez facilement accéder à vos informations.

On désigne par « web facturier », les portails web fournisseurs qui disposent d’un compte client sur internet. Sur de tels comptes, une société ou un particulier de la location saisonnière peut consulter ses différents achats, commandes ou abonnements. L’une des rubriques du site permet le téléchargement en PDF des factures fournisseurs.

Une fois que vous avez automatisé votre fournisseur, vous recevrez directement les factures de vos clients. L’envoi se fait de manière automatique chaque jour sur le logiciel de gestion commerciale en ligne. Il se fait précisément dans le menu « Achats » et le sous-menu « Fichiers ».

Les documents seront alors listés et reconnus par le système de reconnaissance optique de caractères. Il détecte les zones importantes de la facture (date, montants TTC, HT ainsi que le montant de TVA). Cette identification se fait en fonction de la classification achat du fournisseur. Vous n’aurez plus qu’à valider la facture fournisseur pour créer la dépense correspondante avec la pièce justificative !

Comment automatiser vos factures ?

Pour expérimenter cette fonctionnalité, il vous suffit d’accéder au menu « Fournisseurs » de votre interface utilisateur. Ensuite, cliquez sur « Nouveau fournisseur ». À la création de celui-ci, vous pourrez connecter automatiquement le logiciel avec votre compte fournisseur depuis la fonction « Automatiser ce fournisseur ». Mais vous devez d’abord indiquer la date de collecte souhaitée des factures.

Vous pouvez également le faire sur un fournisseur déjà existant. Consultez la liste des fournisseurs que vous propose l’application et faites votre choix. Dans ce cas précis, en accédant à la fiche fournisseur, une rubrique dédiée vous permet aussi d’automatiser la récupération des factures d’achats en PDF. Il vous revient juste de cliquer sur le bouton « Automatiser ce fournisseur ».

Après avoir cliqué sur ce bouton, vous serez redirigé sur l’interface de votre logiciel partenaire. Là, vous aurez à insérer vos identifiants fournisseurs dans les champs indiqués pour valider la collecte des factures. Le système va ensuite chiffrer vos informations sur des serveurs cryptés en utilisant un niveau de sécurité bancaire.

À noter que vous pouvez aussi collecter vos factures fournisseurs à partir d’une boîte email. Vous pouvez aussi le faire directement à l’aide d’un scanner couplé à un web facturier comme Evoliz.

Alors, vous souhaitez tester cette fonctionnalité avec un de vos portails fournisseurs existants ? C’est simple ! Créez un compte de facturation en ligne avec un logiciel. Vous bénéficiez de 30 jours d’essai gratuit. Je vous conseille de vite le faire pour redynamiser la gestion de vos locations saisonnières.

Avoir une fiche Google

Cette fiche est disponible dans les moteurs de recherche Google. Elle permet à vos prospects d’entrer rapidement en contact avec vous. Cela est d’autant plus efficace car beaucoup utilisent internet pour retrouver une location saisonnière.

Pour mettre votre fiche en place, il suffit de vous rendre sur https// www.google.fr/business/. Sur cette page, Indiquez vos horaires d’ouverture, votre numéro de téléphone ainsi que l’itinéraire à suivre pour vous trouver dans les résultats de recherche Google et Maps. Dans la case qui s’ouvre, Vous venez ainsi de créer votre fiche Google. Elle aidera les chercheurs de logement de courte durée à vous retrouver facilement. Car vous occupez désormais une bonne position sur Google. Cela donne plus de visibilité à vos offres.

Quels sont les avantages d’une automatisation de facture ?

Bonne sécurisation des données

Vos données sont entièrement sécurisées. Le logiciel n’a pas accès à vos identifiants de connexion. Par ailleurs, la technologie utilisée fonctionne en lecture seule. Cela signifie qu’aucune opération de commande ou de gestion ne peut être effectuée à votre insu. L’application se connecte simplement sur les sites web de vos fournisseurs pour télécharger les factures, documents et achats au format PDF.

Rapidité dans les transactions bancaires

Autre avantage, c’est que vous avez également la possibilité de lier vos dépenses avec vos transactions bancaires sur l’outil de facturation en ligne. Ceci permet de limiter considérablement les tracasseries dans vos transactions financières.

Voilà qui est fait. Vous êtes maintenant mieux informé pour bien gérer vos locations saisonnières. Cela vous permettra de générer plus de productivité et de revenus. Vous n’avez plus qu’à passer à l’action ! Créez un compte de facturation en ligne à partir d’un web facturier et appliquez cette méthode pour automatiser vos factures. Alors, à vous de jouer ! Vous m’en direz des nouvelles.  !

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